Privacy & gegevens

Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en authenticatie-informatie.

Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK, BTW, F-gassenerkenning, adres, contactgegevens.

Operationele data: locaties, installaties, werkbonnen, onderhoudshistorie, F-gas flessen en mutaties.

Technische logs: pseudonieme gebruikers-ID en bedrijfs-ID voor fout-tracking (Sentry). We voegen geen e-mailadressen of IP-adressen aan foutmeldingen toe en gebruiken geen sessie-opnames. Dienstverleners kunnen bij het afleveren van netwerkverkeer wel tijdelijk technische verzoekgegevens verwerken.

Demo-toegang: het e-mailadres waarmee je een persoonlijke demolink aanvraagt en, indien ingevuld, je bedrijfsnaam. Productnieuws sturen we alleen als je daarvoor het afzonderlijke, optionele vinkje aanzet.

Contactformulier: naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam en telefoonnummer, het gekozen onderwerp en de inhoud van je bericht. Een contactaanvraag geeft geen toestemming voor marketing.

Voor gegevens die een klantbedrijf over medewerkers, klanten, locaties en installaties in Rondaris vastlegt, bepaalt dat klantbedrijf het doel en de inhoud van de verwerking. Rondaris verwerkt deze gegevens dan in opdracht van het klantbedrijf. Voor eigen accountbeveiliging, platformbeheer, demo- en contactaanvragen, contractcommunicatie en wettelijke administratie treedt de exploitant van Rondaris zelf als verwerkingsverantwoordelijke op.

We verwerken gegevens voor het leveren en beveiligen van de dienst op basis van de overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij een betrouwbaar platform. Verplichte F-gasregistraties bewaren we om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Productupdates en niet-noodzakelijke bezoekersstatistieken verwerken we alleen na toestemming; die toestemming kun je altijd intrekken.

Rondaris gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen en verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens die noodzakelijk zijn voor een account, werkbon of wettelijke registratie moeten wel worden verstrekt om die functie te kunnen gebruiken.

Op de publieke website gebruiken we Google Analytics 4 om paginabezoek en geopende demo's te meten. Met jouw toestemming plaatst Analytics first-party cookies, zodat ook herhaalbezoek en de route door de website gemeten kunnen worden. Google-signalen en advertentiepersonalisatie staan uit.

Zonder toestemming wordt de Google-tag niet geladen en sturen we geen gebruiksdata naar Google.

Het primaire bedrijfs- en installatiedossier staat in Google Firestore en Cloud Storage in geselecteerde Europese multi-regio's. De backendfuncties draaien vanuit een Europese Google Cloud-regio.

Firebase Authentication verzorgt accounts, wachtwoorden, MFA en aanmeldsessies en wordt volgens Google uitsluitend vanuit datacenters in de Verenigde Staten uitgevoerd. Google verwerkt daarbij onder meer e-mailadres, gebruikersagent en IP-adres voor aanmelding en misbruikpreventie. Na het verwijderen van een Auth-account kan verwijdering uit back-ups volgens Googles dienstinformatie maximaal 180 dagen duren.

Sentry verwerkt gepseudonimiseerde fout- en prestatiegegevens. We sturen geen e-mailadres mee; wel een technische gebruikers-ID, bedrijfs-ID en rol om problemen te kunnen onderzoeken.

Voor uitnodigingen en afgeronde werkbonnen gebruikt Rondaris Resend. Verzending loopt vanuit Ierland; e-mailmetadata, logs en API-registraties worden door Resend in de Verenigde Staten opgeslagen.

Ook een aangevraagde demolink wordt via Resend verstuurd. Tegen misbruik gebruiken we tijdelijk een gehashte technische aanvraagsleutel; het ruwe IP-adres wordt niet in de applicatiedatabase opgeslagen.

Bij een contactaanvraag verstuurt Resend het bericht naar de Rondaris-inbox en een ontvangstbevestiging naar het opgegeven e-mailadres. Tegen misbruik gebruiken we een onzichtbaar leeg veld en tijdelijke, gehashte limietsleutels per netwerkadres en e-mailadres; het ruwe IP-adres wordt niet opgeslagen.

Wanneer een beheerder of planner bewust een routevoorstel berekent, ontvangt Google Maps Platform alleen afgeronde locatiecoördinaten om wegafstand en reistijd te bepalen. We sturen daarbij geen klantnaam, adresregel, contactpersoon, werkbontekst of medewerker-ID mee. Rondaris bewaart de routematrix niet in het klantdossier en gebruikt alleen een korte technische cache.

Lokaal in jouw browser bewaren we sessievoorkeuren, maximaal zeven dagen hersteldata voor niet-opgeslagen of offline werkbonnen en maximaal 30 dagen toegang tot de browserlokale demo. Werkbonhersteldata is per organisatie en gebruiker gescheiden, wordt bij uitloggen gewist en is op een gedeeld browserprofiel tot dat moment lokaal toegankelijk. Dit zijn functionele opslaggegevens waarvoor geen toestemming voor marketingcookies vereist is.

Werkbonnen en F-gasmutaties: minimaal 5 jaar (vereist door STEK F-gassen-regelgeving).

Accountgegevens: zolang het account actief is. Bij accountverwijdering verwijderen we het profiel en de login direct uit de actieve omgeving; gegevens met een wettelijke bewaarplicht worden daarbij geanonimiseerd. Back-ups van Firebase Authentication kunnen volgens Google nog maximaal 180 dagen nodig hebben om uit te faseren.

Verwijderbewijs: maximaal 2 jaar. Dit serverinterne bewijs bevat na voltooiing geen gebruikers-ID, maar alleen een eenrichtingshash, status, aantallen en tijdstippen waarmee we de verwijdering kunnen aantonen.

Persoonlijke export: de downloadlink is 15 minuten geldig en éénmalig bruikbaar. Het tijdelijke exportbestand wordt na downloaden of na het verlopen van die termijn automatisch verwijderd.

Sentry-events: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.

Planningmetingen: maximaal 90 dagen. Alleen dagtotalen per bedrijf worden bewaard; er is geen ranglijst of productiviteitsscore per medewerker.

Lokale werkbonhersteldata: maximaal 7 dagen, of eerder zodra de werkbon is opgeslagen, handmatig wordt verwijderd of de gebruiker uitlogt.

Demo-aanvragen: maximaal 90 dagen zonder bevestigde marketingtoestemming. Een aangevinkte keuze wordt pas bevestigd wanneer je de persoonlijke demolink vanuit je mailbox opent. Daarna bewaren we de toestemmingsregistratie maximaal 2 jaar, tenzij je jouw toestemming eerder intrekt.

Contactaanvragen: maximaal 90 dagen in het serverinterne aanvraagregister. De bijbehorende e-mailcorrespondentie kan langer nodig zijn zolang de aanvraag wordt behandeld of daaruit een zakelijke relatie ontstaat.

Google Analytics: maximaal 14 maanden voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens, met advertentiefuncties uitgeschakeld.

Je hebt het recht op:

• Inzage in jouw gegevens (Art. 15)
• Correctie van onjuiste gegevens (Art. 16)
• Verwijdering van jouw account (Art. 17, m.u.v. wettelijk verplichte bewaartermijnen)
• Beperking van verwerking (Art. 18)
• Data-export in machine-leesbaar formaat (Art. 20)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (Art. 21)
• Intrekken van toestemming, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking
• Klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Inzage, export en verwijdering vind je in Mijn account → Privacy & gegevens. Voor andere vragen: neem contact op via onderstaande contactgegevens.

De automatische persoonlijke export gebruikt een beperkte veldselectie. Volledige klantdossiers, contactpersonen, foto's, handtekeningen en identificaties van collega's worden niet aan een medewerkersaccount meegegeven. Een aanvullend inzageverzoek beoordelen we afzonderlijk, zodat ook de rechten van andere personen beschermd blijven.

Toestemming voor productupdates kun je op ieder moment intrekken via het afmeldmechanisme in zo'n e-mail of via het contactadres hieronder. Intrekken heeft geen gevolgen voor toegang die daarvoor rechtmatig is verleend.

Voor werkbonnen die F-gasmutaties bevatten (Inbedrijfstelling, Reparatie of Onderhoud met koudemiddel-handeling) is er een wettelijke bewaarplicht van 5 jaar (STEK F-gassenregelgeving + EU 2024/573).

Bij accountverwijdering worden deze records beperkt en volgens hun bewaardoel bewaard. Het actieve account, profiel en gewone toewijzingskoppelingen worden verwijderd of gepseudonimiseerd. Reeds uitgegeven klant-PDF's en compliancebewijs kunnen de naam, certificeringsrol, handtekening en technische identifiers van de uitvoerder blijven bevatten zolang dat bewijs wettelijk of contractueel moet worden bewaard. Ze geven geen toegang tot het verwijderde account.

Rondaris gebruikt de volgende sub-verwerkers:

• Google Cloud / Firebase · de database, bestanden en backend gebruiken geselecteerde Europese regio's; Firebase Authentication verwerkt account- en aanmeldgegevens in de Verenigde Staten. Google Maps Platform berekent uitsluitend na een bewuste kantooractie een routematrix uit afgeronde coördinaten. DPA en voorwaarden via cloud.google.com/terms.
• Sentry (Functional Software, Inc.) · error-tracking via EU-regio. Geen e-mailadressen of IP's; alleen pseudonieme user-ID + companyId/role tags.
• Netlify · hosting van de webapplicatie. Netlify levert de statische bestanden en kan daarbij technische verzoekgegevens verwerken, zoals IP-adres, browserinformatie en tijdstip.
• Resend (Resend, Inc.) · verzending van uitnodigingen en afgeronde werkbonnen. Hierbij worden het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail, inclusief een eventuele werkbonbijlage, verwerkt. E-mails worden vanuit Ierland verzonden; accountmetadata, logs en API-registraties worden in de Verenigde Staten opgeslagen.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) · bezoekersstatistieken van de publieke website. Met toestemming gebruikt Analytics first-party cookies; zonder toestemming geldt de hierboven beschreven instelling. Google kan gegevens buiten de EU verwerken. De Google-signalen en advertentiepersonalisatie staan uit.

Verzoeken voor verwerkersovereenkomsten (DPA) richten aan service@rondaris.nl.

service@rondaris.nl

https://rondaris.nl/